朝陽会の事務をつかさどる事務局は、1923(大正12年)3月30日の創立以来その事務処理をずっと母校の事務室に委ねて参りました。しかし母校事務室の要員削減などにより2003(平成15)年4月1日以降事務室の運営を、東京都立新宿高等学校朝陽同窓会に委託することになり現在に至っています。
事務局業務の朝陽同窓会への委託は以下のように3段階で進められました。当初委託費は財)朝陽会から朝陽同窓会に支払われていましたが、女子棟新築のため多額の資金が必要なことから、2009年以降支払を中止致しました。したがって現在に足るまで事務局の事務は、全て朝陽同窓会の無料奉仕によって賄われています。
期間 | 移管された業務 | 委託料/年 | 参考資 |
2003年~2004年 | 会計処理業務 | 24万円 | 協定書 |
2005年~2008年 | 全ての事務処理 | 36万円 | 収支予算書 |
2009年~ | 同上 | 0 | 覚書 |
事務局が処理している業務は、下記の通り多岐に渡っています。特に4月~9月の期間は館山寮を開寮するため、業務が集中します。
区分 | 項目 | 備考 |
-総務 | 官公庁への届け出 | 内閣府、館山市などへの届け出 |
理事会・評議員会の開催通知 | ||
理事会・評議員会の議事録作成 | ||
理事・評議員の選任・退任手続 | ||
-経理 | 予算案・決算案の作成 | |
会計処理 | ||
-契約 | 物品・サービス契約の締結と購入 | |
-寮管理 | 総括管理者・現地管理人の監督 | |
開閉寮時期の決定と準備 | ||
臨海教室開催支援 | 学校・朝陽水泳会との共同作業 | |
一般宿泊の受け付けと料金徴収 |
現在は財)朝陽会の財務状況が悪いため、事務局の人件費は全て朝陽同窓会の負担となっています。しかし将来は財)朝陽会の無償奉仕ではなく、適正なコストの支払いをしたいと思っていおります。